Ternyata agar menjadi efisien kita perlu menjadi boros. Ha, bagaimana pula ini?

Salah satu tugas kuliah yang harus dilalui mahasiswa Teknik Penerbangan ITB adalah sebuah tugas komprehensif berjudul Perancangan Pesawat Terbang (Aircraft Design). Sesuai judulnya, tugas ini berupa tugas merencanakan pesawat terbang dari mulai konsep hingga bentuk yang layak untuk dibuat, tentunya masih tahap perencanaan awal (preliminary design).Semula saya berusaha sempurna dari awal, menghitung dengan sangat hati-hati dan akurat. Akibatnya tugas tersebut tak kunjung selesai. Lama setelah itu baru saya tersadar, seharusnya semua kalkulasi dilakukan dengan cepat sehingga seluruh proses desain terlewati. Setelah itu dilakukan desain ulang dengan tebakan angka-angka yang lebih baik. Dan sesudah siklus kedua ini selesai, barulah dilakukan perhitungan yang paling sempurna dengan hasil dari dua siklus sebelumnya. Ternyata agar cepat selesai diperlukan 3 kali siklus desain! Hampir 2 tahun waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Pengalaman ini memberi pelajaran berharga bagi saya.

Saat mengerjakan tugas akhir (TA), pengalaman perancangan pesawat tersebut menjadi ilmu yang berharga. Agar cepat selesai hal pertama yang dilakukan adalah membeli kertas HVS putih 80 gr untuk kertas corat-coret! Sepertinya ini kegiatan yang boros, namun dibalik itu dengan kertas yang putih bersih dan bagus ternyata menjadi lebih nyaman dalam bekerja. Dengan demikian pikiran bisa tertuju hanya ke persoalan kreasi dan pemecahan masalah. Kemudian dilakukan riset dengan cepat, sebelum kemudian dilakukan kembali riset yang lebih teliti. Tugas Akhir selesai dengan cepat.

Suatu ketika saya terlibat diskusi dengan teman mengenai sistem manusia, apakah sistem manusia itu boros atau efisien? Manusia kan makan banyak, namun yang diserap hanya sedikit. Artinya manusia itu boros. Di sisi lain sistem pencernaan manusia bekerja hanya mengambil nutrisi yang berguna, selebihnya dibuang. Jadi, efisien. Berarti yang tampak boros untuk suatu hal bisa menjadi jalan yang paling efisien untuk hal lainnya!

Ada pengalaman lucu yang juga menunjukkan bahwa boros itu efisien. Suatu ketika di sebuah acara training, saya dan teman-teman berjalan menuju ruang makan siang yang berjarak sekitar 50 meter. Ada banyak pintu untuk menuju ruang tersebut. Anehnya kami semua memilih pintu yang terjauh hanya karena itulah pintu yang pertama kali kami pakai untuk menuju restoran. Sekilas jelas kami melakukan pemborosan dengan berjalan kaki lebih jauh, namun di sisi lain kami menjadi efisien karena tidak perlu mengeluarkan energi berpikir. Semua berjalan otomatis.

Internet juga merupakan contoh menarik dari sistem boros yang efisien. Ada banyak milyaran tulisan dengan mutu yang beragam. Dari semua tulisan itu mungkin hanya 10 persen yang bermutu tinggi. Namun untuk mendapatkan 10 persen tulisan yang bermutu tersebut, diperlukan 90 persen lainnya yang tidak bermutu.

Dalam bisnis seringkali perlu dilakukan percobaan produk yang demikian banyak sehingga menjadi boros. Lihat saja NTT Docomo, perusahaan layanan telpon seluler Jepang yang giat memberikan berbagai produk layanan baru. Banyak dari produk tersebut gagal total di pasaran, namun ada sedikit produk yang sukses luar biasa. Misalnya layanan Docomo i-mode. Agar sukses, Docomo menjalin kemitraan dengan lebih dari 4000 mitra resmi, dan lebih dari 70.000 mitra tak resmi.Dari puluhan ribu mitra tersebut akhirnya muncul produk-produk yang bermutu sehingga i-mode Docomo sukses luar biasa.

Demikian juga dengan menulis. Untuk mendapatkan tulisan yang baik, cara yang paling efisien adalah menulis saja sebanyak-banyaknya. Kita tidak pernah tahu, tulisan mana yang akan bermanfaat bagi pembaca.

Yang menarik sering terjadi suatu perusahaan/organisasi berusaha membuat efisiensi di semua lini. Akibatnya bukan penghematan yang terjadi, namun pemborosan karena output sistem ternyata juga turun drastis. Misalnya, yang saya tahu, ada sebuah organisasi yang menghapus dana makan siang untuk tujuan efisiensi. Akibatnya justru karyawan menjadi boros karena perlu pergi jauh untuk makan, belum lagi hubungan antar karyawan merenggang karena ternyata makan siang adalah ajang kumpul yang paling nyaman bagi karyawan. Maunya efisiensi justru jadi boros!

Konsep Balanced Scorecard dari Kaplan juga mendukung konsep boros agar efisien ini. Efisien biasanya diukur dari performa Finansial. Di lain pihak untuk keperluan Learning seringkali diperlukan hal yang tampak ‘boros’. Misalnya saja internet di kantor. Sekilas kegiatan internet merupakan pemborosan dari sudut pandang Finansial. Namun di lain pihak kegiatan karyawan yang seperti main-main itu berdampak pada peningkatan keahlian (cari data, pakai email), juga kepuasan karyawan (nulis blog, kontak milis dan chatting), yang bisa meningkatkan kinerja. Internet ternyata efisien buat Learning.

Kesimpulan : untuk mencapai efisiensi dalam suatu hal, bisa jadi diperlukan pemborosan pada hal lainnya. Tinggal dikalkulasi, apakah nilai pemborosan yang dikeluarkan masih lebih murah dibandingkan nilai hasil yang dicapai.

Hei, baca artikel ini juga boros loh…!